Une réunion est un acte à la fois de management, de communication et souvent d’organisation. Elles représentent le seul moyen de régler certains problèmes efficacement, et éviter les « montage de bourrichon ». De nombreux sujets nécessitent un échange entre vous et votre équipe, comme dans toute entreprise. Pourtant rares sont les cabinets qui les mettent en place.
Préparation et objectifs de la réunion
Il est vrai que cela ne s’improvise pas, même s’il n’est cependant pas nécessaire d’avoir un don particulier. Les réunions peuvent être classées selon 3 types : les réunions d’information ou de formation, les réunions de consultation ou de décision et les réunions « de travail ». Vous devez les planifier quand cela vous semble nécessaire (une fois par mois, par trimestre, en fonction des besoins du cabinet).
La clef de la réussite d’une réunion réside dans sa préparation. Vous devez avoir mûrement réfléchi la raison d’être de la réunion : son objectif doit être établi au préalable. De même, elles doivent être le plus courtes possible pour être efficace et déboucher sur des actions concrètes. Le durée de la réunion doit être fixée dès le départ et devra être respectée. Le but de ces réunions est que les décisions soient prise de manière collective et de partager sur un sujet ou un problème afin d’exploiter les connaissances communes. L’intérêt principal de ces rendez-vous est le fait que ces décisions prises collectivement seront ainsi plus facilement acceptées par tous.
Déroulement de la réunion
Dans un premier temps, vous pouvez récapituler brièvement l’ordre du jour de la réunion et le temps qui lui sera imparti. Il s’agit de traiter des sujets importants dès le début, votre équipe étant plus concentrée à ce moment-là qu’à la fin de la réunion. N’hésitez pas à proposer du café, des bouteilles d’eau afin de mettre à l’aise vos employés, apporter un peu plus de convivialité et rendre plus fluide les échanges.
C’est le moment pour vous de récolter des informations importantes. En plus des paroles, surveillez les manifestations du langage non verbal : certains signes montrent biens souvent un désintérêt pour le sujet. Que la personne ne se sente pas considérée, sollicitée ou concernée, vous devez veillez à la ramener dans le groupe et la discussion en cours par une phrase courte l’amenant à se sentir intégré. Cependant ce comportement de distraction peut également signifier qu’elle est en désaccord. A vous de l’amener à s’exprimer.
Si un autre sujet ou problème est évoqué durant une réunion planifiée, il faut fixer une date ultérieure pour une seconde réunion. En effet, il est nécessaire de se tenir aux objectifs fixés.
Animation de la réunion
Vous êtes le « manager » : c’est vous qui animez la réunion. Vous devez dans un premier temps rester totalement neutre, synthétiser et reformuler ce qui a été dit de manière claire et précise afin de recentrer les discussions sur les objectifs. Il s’agit de faciliter et de réguler les échanges, de permettre à chacun de s’exprimer.
Puis, adaptez votre comportement en fonction du type de réunion : si votre réunion est de type informative, vous opterez pour un style directif avec une information descendante. S’il s’agit au contraire de recueillir des informations et de poser des questions, vous devrez choisir un style participatif afin de faire remonter les informations.
Generation Implant vous propose des formations afin d’améliorer le management de votre cabinet. Retrouvez-les à Nice les 13 et 14 octobre 2010 et à Lyon les 08 et 09 décembre 2010. Renseignez-vous sur http://www.generation-implant.com/formation.html
0 commentaires:
Enregistrer un commentaire